Produktion i Business Central: De tre niveauer af modenhed

De fleste danske produktionsvirksomheder, der implementerer Business Central, møder det samme spørgsmål tidligt i processen: Hvor langt skal vi egentlig gå med produktionsmodulet?

Det er det rigtige spørgsmål. Problemet er, at svaret ofte er forkert.

Ofte sker det, at en virksomhed hører om MRP-funktionalitet og tænker at det lyder som fremtidssikring, og vælger at designe hele systemet til at understøtte niveau tre-kompleksitet fra dag ét. Resultatet er at man drukner i konfiguration, medarbejderne opgiver arbejdsmetoden, og systemet, der burde have været en fordel, ender som en tung byrde. Omvendt kan man også starte for simpelt ved at implementere montageordrer, og sidde et år senere med en genimplementering og ny opsætning, fordi væksten og de nye varer alligevel kom. Begge fejl er dyre. Og begge kan faktisk undgås.

Denne artikel beskriver tre niveauer af produktionsopsætning i Business Central. Ikke som en lineær sti, hvor alle skal ende på det højeste trappetrin, men som en ramme for at hjælpe med at vælge det niveau, der faktisk passer til jeres virksomhed i dag.

Det vigtige er at starte på det rigtige niveau. Ikke det højeste niveau.

Niveau 1: Montageordrer for enkel samling

Montageordrer er Business Centrals svar til virksomheder, der samler færdigvarer fra indkøbte komponenter uden betydelig egenbearbejdelse. De kræver ikke Premium-licens, selv Essential-licenser kan bruge denne feature og det er noget mange både små og mellemstore virksomheder kan drage nytte af.

En montageordre fungerer sådan at du grundlæggende siger “tag disse tre komponenter, sæt dem sammen og opret denne færdigvare”. Der er ingen rutiner, ingen arbejdscentre, ingen detaljeret tidsregistrering men til gengæld en hurtig komponentliste og et output. Det lyder for simpelt til at være brugbart, men det er det absolut ikke.

For virksomheder, der udelukkende samler indkøbte produkter uden betydelig tilføjet arbejde, er montageordrer i BC præcis værktøjet. Et typisk eksempel er virksomheder, der sælger produktpakker som kunne være tre individuelle varer fra leverandører kombineret til ét sæt. Montageordren trækker komponenterne fra lager, opretter færdigvaren som en ny varelinje, og kostprisen beregnes automatisk ud fra komponenternes omkostninger.

Eller man kan montage-til-ordre: en kunde bestiller en vare med specifikke konfigurationer, og Business Central opretter automatisk en montageordre knyttet til salgsordren. Når monteringen er afsluttet, leveres varen. Alt kan laves uden manuelle processer eller administration.

Det vigtige her er at montageordrer understøtter styklister. Du definerer præcis, hvilke komponenter der indgår, hvor mange af hver, og hvilken spildprocent du forventer. Systemet beregner derefter standardkostprisen for den samlede vare helt automatisk. Begrænsningen er dog at montageordrer ikke kan tracke hvor meget tid der er brugt på montagen. Der er ingen rutiner og ingen registrering af faktisk tidsforbrug. Kostberegningen baseres udelukkende på materialeomkostninger og altså ikke på arbejdstiden.

For virksomheder, hvor arbejdstiden er ubetydelig i forhold til materialeomkostningerne, er dette slet ikke et problem. For virksomheder, hvor arbejdstid er en væsentlig kostdriver, eller hvor du skal dokumentere tidsforbrug, er det en begrænsning. Du skal op på niveau to.

Niveau 2: Produktionsordrer med styklister og rutiner

Produktionsordrer er Business Centrals fulde produktionsfunktionalitet, og det kræver en Premium-licens. Det åbner for en helt anden verden af kontrol, synlighed og rapportering.

En produktionsordre kombinerer to vigtige elementer. En produktionsstykliste, der definerer materialer, og en rute, der definerer operationer, tidsforbrug, arbejdscentre og maskiner. Flowet er således: Du opretter en produktionsordre, Business Central beregner automatisk materialebehov ud fra styklisten og kapacitetsbehov ud fra ruten. Du frigiver ordren, materialer reserveres eller trækkes fra lager, produktionen udføres, forbrug og output registreres løbende og til sidst afsluttes ordren. Færdigvaren bogføres nu med en kostpris, der inkluderer materialer, arbejdstid og indirekte omkostninger. Det er ret smart.

Det er også et markant skridt op fra montageordrer, fordi du får fuld kostberegning med materialer, direkte arbejdstid, indirekte omkostninger og spild. Du får kapacitetsplanlægning, som viser belastningen på dine arbejdscentre. Og du får sporbarhed gennem hele processen fra råmaterialer til færdigvare.

Opsætningen tager lidt tid, men grundlæggende er det en produktionsstykliste, som definerer, hvilke komponenter der indgår i en færdigvare, hvor mange af hver, og hvilken spildprocent du historisk har observeret. Spildprocenten er vigtig at få ramt rigtigt, for hvis du normalt kasserer omkring tre procent af et bestemt materiale, indregner du det i styklisten, og Business Central justerer materialeplanlægningen automatisk.

Styklister understøtter versioner, så du kan have flere varianter med forskellige gyldighedsperioder. Når du skal ændre en komponent eller mængde, opretter du en ny version med en startdato og den gamle version bevares. Det er vigtigt for sporbarheden og du kan altid se, hvilken stykliste der blev brugt, når du producerede en specifik batch.

En rute definerer rækkefølgen og tidsforbruget for hver operation. Der er opsætningstiden. Altså tiden til at klargøre en operation, uanset hvor mange enheder du skal lave. Derefter er der kørselstid, som er tiden per enhed. Hvis du skal lave 100 styk og kørselstiden er fem minutter per styk, er den samlede kørselstid cirka 8 timer plus opsætning. Du kan tilføje ventetid mellem operationer (hvis produktet skal tørre før næste operation, for eksempel), og hver operation knyttes til enten et arbejdscenter eller et maskincenter.

Valget af trækmetode, altså hvornår materialer bogføres som forbrugt, virker som en teknisk detalje, men det er noget som påvirker det daglige arbejde, lagerbeholdning og planlægningsnøjagtighed meget. Manuel træk betyder, at operatøren aktivt registrerer forbrug og giver maksimal kontrol, men kræver mest manuelt arbejde. Forlæns træk bogfører automatisk alt materiale som forbrugt, når produktionsordren frigives, hele lagertrækket sker på én gang. Baglæns træk bogfører automatisk, når ordren afsluttes. Pluk plus kombinerer lagerplukning med automatisk træk. Ja. Det bliver hurtigt lidt komplekst.

Valget af trækmetode er ikke en teknisk beslutning. Det er en forretningsbeslutning, som afhænger af din produktionstype, hvor værdifulde dine materialer er og hvor meget manuel registrering, din organisation skal have. Og så selvfølgelig finansen.

Niveau 3: MRP og avanceret kapacitetsplanlægning

Niveau tre er den fulde produktionsplanlægning. Master Production Schedule og Material Requirements Planning. Det er her, Business Central virkelig viser sit værd for virksomheder med kompleks produktion.

MPS planlægger, hvornår du skal producere færdigvarer baseret på salgsprognoser og åbne salgsordrer. MRP tager den et niveau dybere og beregner, hvilket materiale du skal købe og hvornår, for at understøtte produktionsplanen.

I praksis fungerer det sådan, at du har en salgsprognose for de næste tre måneder og nogle åbne salgsordrer. MPS analyserer alle data og foreslår, hvilke produktionsordrer der skal oprettes og hvornår, for at møde prognosen uden at ophobe lager.

MRP tager denne proces videre. Den tager produktionsplanen som MPS genererede, undersøger dine styklister og ser, hvad du allerede har på lager, og genererer konkrete forslag til indkøbsordrer og produktionsordrer. Resultatet er en planlægningskladde, hvor du kan gennemgå forslag, justere dem, hvis markedsforholdene har ændret sig, og derefter acceptere dem. Business Central opretter de nødvendige ordrer automatisk.

MRPs kvalitet afhænger helt af dine planlægningsparametre. Hver vare skal have sikkerhedslager, genbestillingspunkt, leveringstid fra leverandører, intern produktionstid og minimumsbestillingsmængde. Hvert af disse datapunkter sættes per vare eller lagerlokation og det kan være en meget tidskrævende proces at konfigurere rigtigt. Vores erfaring er, at planlægningsparametrene skal justeres kontinuerligt de første seks måneder efter implementering. De indledende værdier er altid estimater og de rigtige værdier viser sig kun ved at blive prøvet i virkeligheden.

Kapacitetsplanlægningen giver dig nu et overblik over belastningen på dine arbejdscentre og maskiner og du kan se præcis, hvornår der er over-booking, ledig kapacitet, og hvornår en produktionsordre forventes færdig. Business Central understøtter finit kapacitetsplanlægning, hvilket betyder, at systemet ikke planlægger mere arbejde ind, end kapaciteten tillader. Hvis et arbejdscenter er fuldt booket, foreslår systemet at flytte operationen til senere.

Det smarte er, at kostberegningen selvfølgelig følger det faktiske tidsforbrug. Så direkte arbejde, maskinomkostninger og indirekte omkostninger fordeles baseret på den faktiske tid.

Hvilket niveau passer til jer?

Svaret afhænger af tre faktorer:

• Kompleksiteten af produktionen
• Behovet for nøjagtig kostberegning
• Organisatorisk modenhed

Samler I fra indkøbte komponenter uden betydelig egenbearbejdelse? Så vil niveau 1 være dit oplagte valg. Det implementeres hurtigt, er nemt at bruge, og dækker behovet.

Har I egentlig produktion med flere operationer, arbejdscentre og behov for at kunne dokumentere jeres faktiske produktionsomkostninger? Så vil niveau 2 være vejen frem, men man skal være klar over, at det kræver mere opsætning og træning. Til gengæld giver det markant bedre gennemsigtighed og kontrol.

Har I kompleks produktion med mange produkter, lange leveringstider og behov for prognosebaseret planlægning? Niveau 3 er dit valg. Det kræver den mest omfattende opsætning og løbende vedligeholdelse, men kan transformere jeres produktionseffektivitet.

Det vigtige er at starte på det rigtige niveau. Ikke det højeste niveau. Vi skal vælge det niveau, som matcher jeres virksomheds aktuelle processer og jeres organisations “parathed” til at bruge værktøjerne i hverdagen.

MRP er kun så god som de data, den arbejder med.

Fire typiske fejl

Generelt er der fire typiske fejl, som vi hyppigst ser, når vi supporter produktionsopsætninger.

• At starte med MRP uden at stamdata er på plads. MRP er kun så god som de data, den arbejder med (Garbage in, Garbage out). Hvis leveringstider, genbestillingspunkter ikke er sat korrekt op men er gætværk, styklister ufuldstændige, eller komponenter mangler, producerer MRP forslag, der er værre end slet ikke at have forslag. Stamdata skal valideres og være nøjagtig, før MRP aktiveres.
• At vælge en trækmetode, der ikke matcher jeres forretningsvirkelighed. Vi ser virksomheder, der bruger baglæns træk på alle materialer, fordi det er nemmest at opsætte. Problemet er, at lagerbeholdningen i systemet ikke afspejler virkelighed under produktionen. Materialer vises som tilgængelige, selvom de allerede er brugt på gulvet. Det skaber planlægningsfejl og potentielt oversalg til kunder.
• At ignorere kapacitetsplanlægning helt. Virksomheder opretter arbejdscentre og maskiner, men sætter ikke kapacitet op. Resultatet er, at Business Central planlægger som om kapaciteten er ubegrænset og det giver urealistiske leveringstider og overbelastede arbejdscentre i virkeligheden.
• At undervurdere vedligeholdelsesbehovet løbende. En produktionsopsætning er ikke et engangsprojekt, som er færdigt ved go-live. Styklister ændrer sig, når du finder bedre komponentleverandører. Nye produkter tilføjes. Leveringstider justeres. Spildprocenter opdateres. Det kræver løbende vedligeholdelse af dine master data at holde opsætningen præcis og velsmurt. De virksomheder, der afsætter bare en halv dag per måned til vedligeholdelse af produktionsdata, har markant bedre planlægningskvalitet.

Vi har implementeret alle tre niveauer hos danske produktionsvirksomheder og vi vil meget gerne hjælpe jer med at vurdere, hvilket niveau der passer til netop jeres virksomhed. Baseret på jeres faktiske processer. Vi kan lave en implementeringsplan, som bringer jer derhen. Eller vi kan lave en assessment, hvis I er halvvejs gennem en implementering og det ikke går som planlagt. Det vigtige er at gøre valgene bevidste og gennemsigtige.