TimeLog

Morten er projektleder i et dansk IT-rådgivningsfirma med 40-50 ansatte, fordelt på 8-12 projekter ad gangen. Før TimeLog brugte han og kollegaerne meget tid på at matche timeregistreringer fra forskellige kilder med budgetter og fakturaer. Med TimeLog handler det om, at arbejdet dokumenterer sig selv.

En ny kunde bestiller et datasikkerhedsprojekt over 14 uger. Morten opretter det i TimeLog, deler det ind i faser, sætter milepæle og allokerer ressourcer. Fem mennesker bliver sat på projektet, hver med sin timepris og bruttoløn. Systemet beregner straks, hvad projektet koster på løn, og sammenligner det med den pris, kunden betaler. Hvis der er for lille margin, ser Morten det, før kontrakten er signeret.

Torsdag morgen klokken 09:15 logger udvikleren Anders ind på sit iPad og starter en timer for “sikkerhedsreview af API’er”. Timeren kører i baggrunden, mens han arbejder. Klokken 11:45 minder hans Outlook ham om et møde, og han stopper timeren. En time senere er mødet slut, og han starter en ny timer for “mødenotater og implementeringsplan”. Ingen app-skift. Ingen undskyldninger bagefter om, at han har glemt at registrere noget.

I løbet af torsdagen laver Anders tre registreringer og bruger 7 timer og 23 minutter på sikkerhedsreviewet. Det bliver automatisk rapporteret til Morten. Når Morten lukker på torsdag, kan han se, at projektet har brugt 87 timer i uge 3 ud af de 120 timer, der var budgetteret for hele projektet.

Fredag eftermiddag skal Morten rapportere til kunden. Han åbner TimeLog og genererer en økonomirapport, der viser timer, forbrug og prognose til projektets afslutning. Med samme data kan han også generere et fakturaforslag baseret på alle registreringer indtil nu. Hvis der er overforbrug, der kan forklares med scope-ændringer, bygger Morten en ændringsanmodning på baggrund af det. Hvis der er underforbrug, betyder det typisk, at estimatet var for højt, og han noterer sig det til næste lignende projekt.

Mandagen efter lukker Morten projektet for uge tre og sender fakturaen til kunden. TimeLog genererer den som et fakturaudkast, Morten godkender den i TimeLog, og derefter sendes den automatisk til BC som fakturahoved og linjer. Bogholderen behøver ikke sidde og taste timeregistreringer ind manuelt. Og hvis kunden skal have et timeopgørelsesark vedhæftet fakturaen, genererer TimeLog det automatisk.

Hvor det ikke giver mening, er hvis I allerede bruger BC’s projektmodul aktivt. Hvis projekterne i dag er fuldt integreret i BC, og I har givet finansmedarbejderne adgang til at styre udgifter direkte på ordrer og sager, så løser TimeLog ikke noget nyt. I har i det store og hele en tungere version af det samme. Der hvor TimeLog giver mening, er når projekterne handler om menneskers arbejde, som skal dokumenteres præcist, og økonomien skal følges i hyppigere intervaller, end månedsafslutning tillader. IT-konsulenter, advokater og arkitektbureauer, der skal fakturere efter timer eller fase — det er her, TimeLog giver mening.