Sekvens AutoSend
Automatisér udsendelsen af dokumenter fra Business Central.
AutoSend parkerer dokumenterne i en kø. I markerer, hvad der skal sendes afsted, og en jobkø sender det gennem jeres mailsystem – som oftest Microsoft 365. Bagefter kan I læse i loggen, hvad der er sendt ud og hvornår.
Bogføringen sætter mailen i gang
Når I bogfører et bilag, lægger det sig i køen. Næste gang jobkøen kører, henter den bilaget og sender mailen af sted. Ingen behøver at åbne fakturaen for at sende den.
I vælger, hvad der skal af sted
Sæt en regel op pr. dokumenttype, så bliver bilagene markeret automatisk, når de bogføres. Vil I hellere vælge dem selv, markerer I dem i listen. Der går kun det ud, I har peget på.
Mailen går ud fra jeres egen konto
Afsenderen er en Microsoft 365-konto, I selv ejer. Det kan være en personlig postkasse eller en fælles, og I peger på den i Business Centrals egen e-mailopsætning.
Det gælder flere bilag end fakturaer
Salgsfakturaer og kreditnotaer kører gennem køen, og det gør ordrebekræftelser, følgesedler og indkøbsordrer til leverandøren også. Køen skelner ikke mellem dem.
MODULER
Fem dele mellem det bogførte bilag og mailen hos modtageren
Afsender, emne og brødtekst
Opsætningen
AutoSend bruger den e-mailopsætning, Business Central har i forvejen. I skal ikke oprette en ny mailserver eller lægge en adgangskode ind i BC, for afsenderkontoen er den, I allerede sender fra i dag.
- Vælg afsender pr. dokumenttype, så fakturaer og indkøbsordrer kan gå ud fra hver sin postkasse
- Personlig postkasse eller fællespostkasse, valgt i BC’s egen opsætning
- Emne og brødtekst pr. dokumenttype, med felter hentet fra bilaget
- Kræver en Microsoft 365-konto, der må sende på jeres vegne
Når svaret på mailen skal lande i den rigtige postkasse
Automatisk eller håndplukket
Markering til afsendelse
En regel markerer bilaget i samme øjeblik, det bliver bogført, og så ligger det klar til næste kørsel. Skal der kun et par stykker ud i dag, markerer I dem selv i listen. I kan sagtens gøre begge dele på én gang.
- Regel pr. dokumenttype, så alt bogført bliver markeret automatisk
- Markér flere linjer i listen og send dem i samme omgang
- Bilag til kunder uden mailadresse bliver sorteret fra, før køen kører
- Tag et bilag ud af køen igen, så længe det ikke er sendt
Når fakturaerne skal ses igennem, før de går ud
Business Centrals egen jobkø
Afsendelseskøen
De markerede bilag bliver liggende, indtil jobkøposten kører. Det er den samme jobkø, som resten af Business Central bruger, så I får ikke en ny service at holde øje med.
- Kører på det interval, I selv vælger
- AutoSend vedhæfter bilaget som PDF, når mailen går ud
- Går ét bilag galt, kører resten af køen videre
- Start køen manuelt, hvis noget skal af sted med det samme
Når dagens bilag skal ud, mens I laver noget andet
Sendt, fejlet eller stadig i kø
Afsendelsesloggen
Hver gang køen sender noget, skriver AutoSend en linje i loggen. Den står både på bilaget og på kunden, så I kan slå den op der, hvor I i forvejen arbejder.
- Bilagsnummer, modtageradresse, tidspunkt og status
- Fejlbeskeden fra Microsoft 365 står på den linje, der gik galt
- Et bilag, der fejler, bliver liggende i køen og kan sendes igen
- Filtrér loggen på periode, dokumenttype og status
Når en kunde ringer og siger, at fakturaen aldrig er kommet frem
Både salg og indkøb
Dokumenttyperne
Det er den samme mekanisme, uanset hvad bilaget hedder. I markerer det, og køen tager det med næste gang, den kører.
- Bogførte salgsfakturaer og kreditnotaer
- Ordrebekræftelser og følgesedler til kunden
- Indkøbsordrer til leverandøren
- Mangler I en dokumenttype, så sig til. Vi lægger nye til løbende
Når indkøb også skal med i kørslen
ABONNEMENT
Prismodel.
| Start | Medium | Pro | |
|---|---|---|---|
| Pr. måned | 129 kr. | 249 kr. | 399 kr. |
| Årlig faktura | 1.548 kr. | 2.988 kr. | 4.788 kr. |
| BC-selskaber | 1 | 3 | Ubegrænset |
| Mails pr. måned | 1.000 | 5.000 | 25.000 |
Prismodellen afgøres af, hvor mange BC-selskaber I kører og hvor mange mails I sender. Vi fakturerer årligt forud, og alle priser er ekskl. moms.
Der findes større distributionsplatforme til Business Central, som kan langt mere end denne app her. Andre produkter understøtter f.eks. Peppol, digital signering eller skabelonbiblioteker, og de koster derefter. AutoSend holder sig til at få dokumenterne sendt og viser jer bagefter i loggen, at de er sendt. Der følger ikke et stort implementeringsforløb med, og I betaler ikke pr. navngiven bruger eller lign.
I praksis
Månedskørslen er automatiseret hele vejen, lige indtil fakturaerne skal sendes
Bogføringen klarer I i én kørsel. Bagefter sidder der en medarbejder og trykker Send, én faktura ad gangen.
De fleste har efterhånden fået styr på den tunge ende af månedsfaktureringen. Man indlæser grundlaget og kører fakturaforslaget igennem, og kort efter ligger hele månedens salgsfakturaer bogført i Business Central.
Så begynder den anden halvdel. Business Central sender som standard ét bilag ad gangen. Nogen åbner den bogførte faktura, trykker Send, godkender dialogen og lukker igen. Det tager et øjeblik, og det er ikke det mindste svært. Det skal bare gøres én gang for hver faktura, der blev dannet, og næste måned starter det forfra. Ingen sætter tid af til det, for det ligner ikke rigtigt arbejde.
Opgaven falder desuden på gulvet, når den, der plejer at gøre det, er syg eller holder ferie. Regnskabet ser stadig rigtigt ud, for fakturaerne er bogført, og omsætningen står, hvor den skal. De er bare aldrig kommet ud af huset. Det opdager I, når betalingsfristen er overskredet, og pengene ikke er kommet ind.
AutoSend hægter afsendelsen på bogføringen. I kan lade en regel klare markeringen, så snart fakturaen er bogført, eller selv markere linjerne i listen og lade jobkøen om resten. De andre bilag, I sender, kører ud ad den samme vej.
Klar til at få dagens bilag ud af huset i én kørsel.
Fortæl os, hvilke bilag I sender ud af Business Central i dag, og hvor mange der er om måneden. Så siger vi, hvad der skal til, og hvilket trin I lander på.