ExFlow

Henriette er bogholder i en mellemstor dansk virksomhed med omkring 60 leverandører. Hun arbejder i dag med meget manuelt arbejde. Det skal blive anderledes.

Henriette modtager cirka 30 fakturaer hver dag, fordelt på omkring 60 leverandører. Traditionelt betyder det: modtag mail, gem PDF, åbn den manuelt, gennemlæs, indtast leverandør, beløb og konto i BC, match mod indkøbsordre, send til godkendelse, vent på svar, postér manuelt. Alt i alt omkring fem til ti minutter pr. faktura. Mange dage starter hun ikke engang andet arbejde, før hun er færdig med fakturaerne.

Med ExFlow ændrer flowet sig. En faktura ankommer som PDF i indbakken mandag klokken 08:14. En integreret importproces fanger den automatisk og sender den til Data Capture, der læser dokumentet via OCR og udtrækker både hovedoplysninger og linjer. Systemet ved, at dokumentet kommer fra leverandør X, og ser i historikken, at fakturaer fra X plejer at blive konteret på konto 4110. Det er en non-PO-faktura, så AI-laget foreslår kontering baseret på udgiftstype og tidligere mønstre. Hvis det er en PO-faktura, matcher den automatisk mod indkøbsordren på ordre- og linjeniveau.

Henriette åbner sin indbakke i BC omkring klokken 09:00. Hun ser en liste over fakturaer, der venter på hendes godkendelse. Ingen er blevet bogført endnu, alle venter på, at hun siger “ja, det ser rigtigt ud”. Hun starter med de tre fakturaer over fem tusinde kroner. De skal sendes videre til godkendelse hos afdelingslederen. De får status “Afventer godkendelse” og ledelsen notificeres i BC, ikke via mail. Hun har brugt ti minutter på alle tre. Resten af morgenen går med at verificere og godkende de mindre fakturaer under tærskelbeløbet. De bliver bogført direkte med det samme.

En fast faktura som husleje ankommer fra udlejeren. Systemet ser, at det er en aftalefaktura, matcher beløbet mod aftalen (fem tusinde kroner månedligt), godkender automatisk og bogfører, inden Henriette når at drikke kaffe. Hvis huslejen havde været fem tusinde fem hundrede, ville systemet have stoppet og spurgt “er det rigtigt”.

I alt bruger Henriette nu omkring tre timer på fakturaerne hver dag i stedet for fem. Hendes fejlfrekvens er faldet næsten til nul, fordi hun ikke indtaster tal manuelt. Og når revisor ringer og spørger “hvornår blev den der faktura accepteret”, kan Henriette trække et komplet audit trail op med logtid, godkender, beløb og kontering.

Nu til hvor det IKKE giver mening. Hvis Henriettes virksomhed modtager under 50 fakturaer årligt, eller hvis alle fakturaer er håndskrevne papir-bilag fra lokale leverandører uden leverandørsystemer, er det komplekse workflow overkill. BC’s standardgodkendelsesflow og manuel matching løser det samme problem uden licensgebyr. ExFlow giver mest værdi når både volumen og kompleksitet er høj.