Vi får ret ofte spørgsmålet “Hvor meget WMS har vi egentlig brug for?”
Svaret er meget sjældent det samme og kommer meget an på din virksomheds behov. Naturligvis. Men selve spørgsmålet er interessant. For mange virksomheder er lagerstyringen både overskuelig og halvdårlig på samme tid. Man ved nogenlunde hvad der er på lager, men ikke præcis hvor det er, og man finder ud af afvigelserne ved årsoptællingen. (Andre har meget bedre styr på det.) Men det kan godt være lidt som at navigere efter et godt, gammeldags kort i Europa på ferien i 2014. “Google Maps” vs. “Links und rechts. Der Autobahn”.
Det smarte ved Business Central er, at du ikke behøver implementere fuld WMS fra dag ét. Du kan starte enkelt og bygge på. Jeg synes tit, at ambitionsniveauet i implementeringsprojekter enten er for lavt (man giver slip på præcis det man burde kontrollere) eller for højt (man konfigurerer et system der er mere komplekst end organisationen er moden til). Det er den balance artiklen handler om. De tre niveauer BC tilbyder er ikke bare tekniske indstillinger.
Det er et valg om, hvor meget kontrol der er værd at betale med kompleksitet.
Tre niveauer, og det er ikke ligegyldigt hvilket du vælger
Det enkleste niveau er rent varebaseret. Du opretter varer med de relevante egenskaber, registrerer ind- og udgange via salgs- og indkøbsordrer, og BC beregner løbende lagerværdien. Det er nok for mange handelsvirksomheder med et overskueligt sortiment og ét lager. Enkelt, billigt at vedligeholde, og svært at lave fejl i.
Slår du “Tvungen placering” til på lokationskortet, skal BC spore hvilken hylde en vare befinder sig på. Det er det jeg kalder basal WMS, og det er der, mange virksomheder burde være, men ikke er. Når lagermedarbejderen ikke længere behøver at huske at A-varer står i reol 3, sektion B, men bare kan se det i systemet, sker der noget med præcisionen. Og med returvareraten.
Med fuld WMS er det ikke længere jer der styrer lageret, det er BC. Her overtager BC reelt styringen af hele lagerprocessen. Systemet anviser til hvilke placeringer der skal lægges på og plukkes fra, baseret på regler du selv definerer. Zoneinddeling, placeringstyper, placeringsniveauer og læg-på-lager-skabeloner. Det kræver konfiguration, oplæring og en organisation der faktisk følger systemets anvisninger. Følger organisationen det, er gevinsten markant. Gør den ikke, har du bygget et komplekst system folk omgår.
Det starter med varestamkortet
Inden vi taler om dokumentflow og placeringsopdeling, er der noget mere grundlæggende. Varestamkortet er fundamentet for al lagerstyring i BC, og det er her implementeringer oftest fejler stille og roligt.
Kostprismetoden er den store beslutning. “FIFO” er enkel og passer de fleste. “FIFO” giver et mere retvisende billede af lagerværdien for virksomheder med varer der ændrer indkøbspris over tid. “Standard-kost” bruges i produktionsvirksomheder der har en meget kompleks kostprissammensætning af halvfabrikata og færdigvarer, og som manuelt fastsætter en kostpris, da opsætning og automatisk udregning vil være for komplekst og tidskrævende. “Gennemsnit” er typisk for virksomheder som handler med varer der købes af forskellige leverandører men som sælges på ensartede vilkår. Gennemsnitskost indfører da et demokrati for kostprisbelastning af salget. Valget af kostprismetode har direkte konsekvens for, hvad vareforbrug opgøres til. Og det er ikke muligt “bare” at skifte metode halvvejs, fordi det er belejligt.
Genbestillingspolitikken (“Lot-for-lot”, “Fast genbestillingsantal”, “Ordre” og “Maks antal”) er de parametre der gør planlægningssystemet brugbart. Med hver enkelt genbestillingsparameter følger et sæt felter der skal udfyldes (eksempelvis “Genbestillingspunkt”, “Oprundingsfaktor”, “Sikkerhedslager” m.v.). Sæt dem ikke bare til nul fordi det er hurtigst. Så genererer planlægningskladden enten ingenting eller et hav af irrelevante forslag. Det samme gælder varesporing. Aktivér lot- eller serienumre fra start, hvis I håndterer varer der skal spores gennem organisationen, hvad enten det handler om holdbarhed, garantiforpligtelser eller varer med lovkrav om sporbarhed. Det er meget sværere at tilføje sporbarhed bagefter end at have den fra begyndelsen.
Dokumentflowet i fuld WMS
Én af de ting der kan overraske nye brugere af fuld WMS er, at lagerprocessen og den regnskabsmæssige bogføring er adskilt. Det er faktisk en styrke, men det kræver at man forstår det.
Når en indkøbsordre frigives, oprettes et lagermodtagelsesdokument. Lagerpersonalet registrerer det faktisk modtagne antal og placering, modtagelsen bogføres og vareposten opdateres, og derefter genereres et læg-på-lager-dokument der anviser til den korrekte placering. På den måde ved systemet at en vare er fysisk modtaget og placeret, selvom fakturaen ikke er bogført endnu. Det samme gælder udgående. Frigiv salgsordren, opret lagerstedsforsendelsen, lad systemet generere et plukdokument med placeringsanvisninger, registrér plukket, bogfør lagerstedsforsendelsen. Du kan på ethvert tidspunkt se om en vare er fysisk klar til forsendelse, uanset ordrestatus.
Det er den slags indsigt der gør en forskel, når en kunde ringer og spørger hvornår hans ordre er klar.
Zoner, bins og FEFO. Det er det der gør WMS til WMS
På et større lager er det vigtigt at de rigtige varer ligger de rigtige steder. Det er det zoner og placeringstyper handler om. Typisk arbejder man med fire. En modtagelseszone hvor varer lander når de kommer ind, en lagerzone som den primære opbevaringsplads, en plukzone (aktiv plukflade til de varer der løber hurtigst) og en afsendelseszone til de varer der er pakket og klar.
Placeringsrangeringen i niveauer styrer i hvilken rækkefølge BC anviser bins. Højomsætningsvarer placeres i bins med et lavt niveautal i plukzonen, tæt på afsendelsesområdet. Varer der ligger længe gemmes i bulklageret på placeringer med et højt placeringsniveautal. Kombineret med læg-på-lager-skabeloner kan du definere at BC automatisk vælger den rigtige bin ved modtagelse, baseret på varetype, vægt, volumen eller ledig kapacitet.
Varesporing er ikke længere forbeholdt medicinalindustrien. Fødevarer, elektronik og teknisk udstyr er nogle af de kategorier hvor lot- eller serienummersporing er blevet standard. Og kravene fra kunder og myndigheder stiger stadig. I BC aktiverer du varesporing på varesporingskortet og knytter det til varen. Derfra kan du kræve at lotnummeret angives ved modtagelse og afsendelse. Du kan aktivere FEFO-pluk (First Expired, First Out) via lokationskortet, så de ældste lots altid plukkes først. Og du kan spore et specifikt lot fra den oprindelige indkøbsordre helt til den endelige salgsordre. Fuld frem- og tilbagesporing. I et fuldt WMS-miljø sker sporingsregistreringen direkte på pluklinjerne, så lagermedarbejderen bekræfter det korrekte lotnummer på scanneren inden varen forlader lageret.
Lageroptælling. Den nødvendige opgave ingen glæder sig til
Selv det bedste system skal periodisk afstemmes mod den fysiske virkelighed. Den fulde lageroptælling kender de fleste. Alle varer optælles på én gang, og afvigelser bogføres som reguleringer. Det er den store, forstyrrende øvelse der altid falder på et dårligt tidspunkt.
Cyklisk optælling er alternativet, og det er min klare anbefaling til virksomheder med et vist varesortiment. I stedet for én stor optælling om året definerer du at specifikke bins eller vareklasser optælles løbende. A-varer med høj omsætning månedligt, C-varer kvartalsvist. Forstyrrelsen af den daglige drift bliver markant mindre, og du får et mere retvisende billede løbende frem for én stor kalibrering om året. Optællingsdokumenterne genereres direkte i BC og kan tildeles specifikke lagermedarbejdere der kun ser de bins, de er ansvarlige for.
Hvornår giver en WMS-opgradering mening?
Det er ikke et spørgsmål om størrelse alene. Jeg har set store virksomheder klare sig fint med basal WMS og mindre virksomheder have et akut behov for fuld WMS på grund af sporingskrav.
Signalerne er til at få øje på, hvis man er opmærksom. Lagermedarbejderne bruger meget tid på at lede efter varer, I finder regelmæssigt afvigelser ved optælling, og fejlplukning fører til returvarer. Sporingskrav håndteres inkonsistent. Eller I har mere end én lagerlokation med behov for overflytningsordrer.
Business Central følger med jer. Du kan starte på det grundlæggende niveau og gradvist tage mere kompleks funktionalitet i brug, efterhånden som virksomheden vokser og processerne modnes. Det er en af de ting jeg sætter pris på ved platformen. Du behøver ikke gå all-in fra dag ét. Men du skal have en plan for hvad næste trin er. Ellers ender du med at improvisere et opgraderingsprojekt på et tidspunkt der er dårligt for alle.
Har du spørgsmål til, hvilket niveau der passer til jeres situation? Tag fat i os.
