Løbende sparring inden for en fast ramme
Hos Højer Møbler findes en stol sjældent kun i én udgave. Deres varer kommer i flere træsorter, flere stelfarver og et udvalgt tekstilprogram, og derfor løber kombinationerne hurtigt op. Hver eneste variant skal kunne findes, prissættes, købes hjem og produceres, uden at nogen sidder med et regneark ved siden af. I dag kører Højer Møbler på Microsoft Dynamics 365 Business Central med en overbygning til variantstyring, som hedder TRIMIT.
“Vi skiftede på et tidspunkt til BC som økonomiplatform fra en gammel C5,” fortæller Jens Højer. Selve skiftet er den nemme del af historien at fortælle. Det svære er at få platformen til at fungere i en hverdag, hvor der bliver solgt, købt ind og produceret på samme tid, og det er der, Sekvens kommer ind i billedet.
Problemet kommer sjældent i systemsprog
Når Højer Møbler beder om hjælp, er det ofte ikke med en kravspecifikation. De fortæller, hvad der driller i hverdagen, og så er det Sekvens’ opgave at regne ud, hvad der rent faktisk skal laves om eller optimeres.
“Tit kan vi jo beskrive problemet eller udfordringen, set med brugerøjne. Vi ved ikke altid, om Sekvens tænker, at det her er en fem minutters opgave, hvor der bare mangler et flueben, eller om det er en otte timers opgave.”
Og det er ret præcist her, at Højer Møblers og Sekvens’ samarbejde er blevet finpudset. Når en bruger siger, at en ordre opfører sig underligt, ved vedkommende sjældent selv, om det skyldes en opsætning, en rettighed, en tilpasning i Højer Møblers BC-løsning eller en vane, som har sneget sig ind. Så Sekvens graver et spadestik dybere end beskrivelsen og finder ud af, hvad Højer Møbler egentlig har brug for, i stedet for bare at bygge det, de først beder om.
“Der har været løbende hjælp med at få alle børnesygdommene luget væk i BC og få det tilpasset vores behov, og hjælp til både vores salg og vores indkøb og produktion, med mange forskellige ting.”
En arbejdsform, som passer til Højer Møbler
Det gælder også selve måden at arbejde sammen på. Højer Møbler havde ikke brug for et projekt med styregruppe og slutdato, men for en fast rytme, som kunne køre ved siden af driften og holde sig inden for et budget, de selv kunne styre.
“Vi bruger Sekvens mere til løbende sparring”, siger Jens.
I praksis fungerer det sådan, at Højer Møbler har afsat et fast beløb i budgettet hver måned og lægger opgaverne i en fælles backlog. Inden for den ramme prioriterer Sekvens selv opgaverne baseret på viden om Højer Møblers og Rumas’ forretning og bestemmer rækkefølgen. Cirka en gang om måneden mødes de og går prioriteringerne igennem og sætter retningen for den næste periode. Står noget helt stille hos Højer Møbler, ringer eller skriver de blot, og så ryger den opgave naturligvis øverst.
“Det virker rigtig, rigtig fint med, at de har opgaverne i en backlog og så stille og roligt kigger i den backlog. Og når vi så mødes en gang om måneden, kigger vi på, om den stadigvæk er prioriteret rigtigt.”
Modellen kom i stand, fordi Højer Møbler var ærlige om, hvor stor rammen var, og fordi Sekvens hellere ville tilpasse arbejdsformen end presse et tempo igennem, som ikke passer til Højer Møbler.
Budgettet kunne nemlig ikke altid bære alle de timer, opgaverne egentlig lagde op til.
“(…) der var konsulenterne lydhøre over for at lave en model, hvor vi holder det på beløbet, og så må vi skubbe nogle opgaver til næste måned, hvis der ikke er flere penge på kontoen.”
Eller som Jens selv siger det: “Man kan jo købe sig fattig i it-timer, og den her form gør, at vi prioriterer at bruge pengene på det rigtige.”
Sekvens har efterhånden et godt kendskab til både personerne og Højer Møblers BC-løsning og kan derfor ofte selv vurdere, hvad der haster, og hvad der godt kan vente en uge.
Nu handler det mere om brugerne
Når arbejdsformen først sidder, begynder spørgsmålene at handle mindre om systemet og mere om de mennesker, som bruger det.
En ny medarbejder i Højer Møblers produktion skal derfor have nogle timer sammen med en konsulent fra Sekvens - ikke som et kursus, men som oplæring i løsningen fra første dag, hvor der kan stilles spørgsmål.
“I forbindelse med onboarding sætter vi nogle timer af sammen med en ressource fra Sekvens, som kan give ham nogle grundlæggende fif, så vi ikke bare bliver ved med at nedarve dårlige vaner.”
Samme tanke ligger bag det næste, Sekvens og Højer Møbler skal i gang med. I den kommende tid vil Sekvens starte et forløb op, hvor de manuelle rutineopgaver, som stadig æder tid i hverdagen, bliver gennemgået, så det kan ses og måles, hvilke af processerne, som kan optimeres eller effektiviseres.
Ikke noget fyrværkeri - bare godt samarbejde
Afslutningsvis siger Jens, at der egentligt ikke er noget fyrværkeri eller noget banebrydende ved modellen. Det er en backlog, et fast beløb og cirka et møde om måneden - og så en leverandør, som har brugt tid nok i Højer Møblers hverdag til at vide, hvad der ligger bag en kort problembeskrivelse.
Samarbejdet er i orden, grundlaget kører, og resten bliver bygget ud i et tempo, som forretningen kan følge med i.