Sekvens Document Connect
Dokumenterne bliver flyttet fra Business Central og ud på jeres eget SharePoint eller Azure File Storage. Mappestrukturen kommer af sig selv.
I trækker filen ind på kundekortet, varen eller sagen, som I plejer. Business Central gemmer kun henvisningen, og selve filen ligger i jeres eget SharePoint. Det betyder også, at kollegaer uden BC-licens bare kan åbne mappen selv.
Samme metode som i dag - bare hurtigere
I drag-and-dropper filen direkte ind i BC og så placerer den sig selv i SharePoint eller hvor I ønsker det.
Mappens navn er kundens navn
Mappen bærer kundens nummer eller navn. Skifter kunden navn i Business Central følger mappen med.
Virker også uden BC-licens
Sælgeren og projektlederen som ikke har licens til BC, åbner bare mappen i SharePoint med den Microsoft 365-adgang, de har i forvejen.
Virker også på tværs af selskaber
Har du den samme kunde med det samme kundenummer i flere selskaber, samles dokumenterne ét sted. Du behøver altså ikke skifte selskab for at finde dit bilag.
MODULER
Sekvens Document Connect består af disse 5 dele
På kunder, leverandører, varer, salgsdokumenter og sager
Dokumentboksen
Boksen sidder på den post, dokumentet hører til. Du dropper filen ind på den eller vælger den i dialogen. Boksen ligner BC’s egen, og den kan sættes til at erstatte den, så I kun har ét sted at kigge.
- Træk filen ind, eller vælg den i dialogen
- Kan sættes til at erstatte BC’s egen boks
- Dokumentet åbnes direkte fra posten
Når aftalen skal ligge på kunden
Navnene og hvornår mappen bliver oprettet
Mappestrukturen
Vi aftaler navngivningen med jer ved installationen, og derefter sker resten af sig selv. Document Connect opretter og omdøber selv mapperne. Mappen til en kunde bliver først lavet den dag, nogen lægger det første dokument på kunden, så I får ikke tomme mapper til hele kartoteket.
- Strukturen aftales ved opsætningen og gælder fremover
- Mappen oprettes ved første dokument, ikke før
- Samme logik for leverandører, varer og sager
Når SharePoint skal kunne bruges uden Business Central ved siden af
SharePoint, Azure File Storage eller Azure Blob
Data storage
Filerne ligger i jeres eget Microsoft-miljø. De fleste bruger det SharePoint, de har i forvejen. I kan i stedet vælge Azure File Storage eller Azure Blob i jeres eget abonnement. Vi hjælper jer med at oprette den.
- Et dokumentbibliotek på jeres SharePoint
- Azure File Storage eller Azure Blob i jeres eget abonnement
- Business Central gemmer henvisningen, ikke filen
- Filerne er ikke længere med i Microsofts backup af BC-databasen. I skal selv sikre, at de er dækket, hvor de nu ligger
Når databasen begynder at koste ekstra
SharePoint og Business Central hver for sig
Adgangen
Jeres IT godkender applikationen én gang. Derefter styrer I adgangen to steder. Rettighederne i SharePoint gælder dem, der går direkte ind i mappen. Permission sets i Business Central gælder dem, der arbejder inde i BC.
- Rettighederne i SharePoint styres af jeres IT
- Permission sets styrer, hvad BC-brugeren kan se og uploade
Når en kollega uden BC-licens skal have fat i kontrakten
Et flueben pr. Page
Opsætningen
I vælger selv, hvor boksen skal være. Sæt fluebenet på de Pages, dokumenterne hører til, så er boksen der. Skal der en Page mere med senere, sætter I bare fluebenet der.
- Sæt boksen på de Pages, hvor I lægger dokumenter i dag
- Der skal ikke udvikles noget for at tage en Page mere med
- Opsætningen gælder alle brugere i selskabet
Når produktionen også vil have tegningerne på varen
FØLGER MED LICENSEN
To steder mere, hvor bilagene ellers bliver liggende i databasen
Bilaget, Business Central selv danner ved bogføring
Vouchers
Når I bogfører en salgsfaktura, danner Business Central selv en PDF ud fra layoutet og hæfter den på det bogførte dokument. Bogføringsloven kræver, at bilaget kan fremvises i fem år efter udgangen af det regnskabsår, det hører til. Indtil videre ligger det i databasen. Modulet lægger det ud på jeres eget data storage i stedet.
- PDF’en dannes som hidtil, men den bliver lagt et andet sted
- Bilaget åbnes stadig fra det bogførte dokument og fra finansposterne
- Fem års opbevaring, uden at databasen vokser tilsvarende
Når salgsfakturaerne fylder mere end resten af regnskabet
Leverandørfakturaer og andre bilag
Indgående bilag
De bilag, I hæfter på købsfakturaer og kladdelinjer, ligger det samme sted som resten, altså i databasen. Modulet flytter dem ud på en Azure File Storage, hvor pladsen koster nogle få øre pr. GB om måneden.
- Scannede leverandørfakturaer, e-fakturaer og andre indgående bilag
- Flyttes til Azure File Storage i jeres eget Azure
- Bilaget åbnes stadig fra posteringen i Business Central
Når I nærmer jer grænsen for, hvad der er plads til
De to moduler følger med licensen, men de er slået fra fra start, fordi de overtager noget, Business Central selv står for i dag. I slår dem til, når databasen er blevet dyr nok til, at det kan betale sig.
ABONNEMENT
Prismodel.
| Start | Medium | Pro | |
|---|---|---|---|
| Pr. måned | 129 kr. | 249 kr. | 549 kr. |
| Årlig faktura | 1.548 kr. | 2.988 kr. | 6.588 kr. |
| BC-selskaber | 1 | 3 | Ubegrænset |
| Pages med dokumentboks | 3 | 10 | Ubegrænset |
| Dokumenter pr. måned | 2.000 | 10.000 | Ubegrænset |
Prisen følger antallet af BC-selskaber og mængden af dokumenter. Vi fakturerer årligt forud, og alle priser er ekskl. moms. Begge moduler følger med. I betaler ikke pr. bruger: prisen er den samme, uanset om tre eller halvtreds i huset lægger dokumenter ind.
Selve pladsen betaler I til Microsoft, ikke til os. Et SharePoint-bibliotek har I formentlig i forvejen, og standard storage i Azure koster nogle få øre pr. GB om måneden. Ekstra databaseplads i Business Central koster mange gange så meget, og bilagene skal ligge der i fem år.
Business Central kan selv lægge vedhæftede filer i SharePoint. Mappen får navn efter den side i BC, I lægger filen på, og filen beholder det navn, den havde i forvejen. Skal I bare spare databaseplads, er Business Centrals egen løsning med Azure File Storage nok. Skal en kollega kunne finde aftalen i SharePoint, er det Document Connect, I mangler. Så ligger dokumenterne allerede dér, hvor kollegaen leder, og det kræver kun en almindelig Microsoft 365-licens at åbne dem. De rigtige personer får adgang til de rigtige filer, og ingen skal have en BC-licens bare for at uploade eller rette en PDF.
Der findes større dokumenthåndteringssystemer til Business Central med godkendelsesforløb og OCR. Det kan Document Connect ikke, og prisen er derefter. Til gengæld ligger filerne i et helt almindeligt SharePoint-bibliotek, så I har versionshistorik og søgning i forvejen.
I praksis
Aftalen ligger i Business Central, og halvdelen af huset kan ikke komme til den
Derfor lægger nogen den også i SharePoint, og så findes den to steder.
Det er ikke bogholderiet, der har problemet. De finder aftalen på kundekortet, og det tager et øjeblik. Problemet er alle de andre. Sælgere, projektledere og folk i produktionen har Microsoft 365, men ingen BC-licens, og de skal ringe ind, hver gang de mangler et bilag.
Så ender det med, at den, der lægger aftalen i BC, også lægger en kopi i SharePoint. Det går fint, indtil nogen retter i den ene af dem. Bagefter kan ingen se, hvilket af de to eksemplarer der gælder.
Document Connect gemmer filen ét sted. Bogholderiet ser den på kundekortet, resten åbner den i SharePoint, og det er den samme fil.
Klar til at samle dokumenterne ét sted.
Fortæl os, hvilke poster I hæfter dokumenter på i dag, og om I bruger SharePoint i forvejen. Så siger vi, hvad opsætningen kræver, og hvilket trin I lander på.