AI Agent i Business Central: Hvad gør den faktisk, og hvad gør den ikke?

Introduktion

Der sker meget omkring AI i ERP-verdenen. Microsoft har løftet det kære BC-system op på en helt ny måde, med release notes, roadmaps og præsentationer der taler om procesautomatisering, autonome agenter og en fremtid uden manuel dataindtastning. Det er nyt pensum for alle os, som startede med NAV for 20+ år siden. En del af alt det her, er allerede virkelighed og endnu mere er på vej.

I denne artikel gennemgår jeg hvad der konkret er tilgængeligt i Business Central i skrivende stund, hvilke forudsætninger der skal være på plads for at systemet fungerer ordentligt, og hvad du bør vente på. Vi fokuserer på det praktiske mere end på Microsoft roadmaps og fremtidsvisioner.

Hvad er en AI-Agent i Business Central?

En AI-Agent i Business Central er ikke en robot der overtager dit system. Sagen er langt mindre dramatisk end som så. En agent er bare et autonomt softwareprogram som arbejder på en afgrænset og veldefineret opgave, og som navigerer gennem Business Central på samme måde som en menneskelig bruger ville gøre det.

Når agenten arbejder, åbner den sider, læser felter, opretter poster og udfører actions. Det vigtige er, at alt det den foretager sig, sker i fuld gennemsigtighed. Hver handling agenten udfører, bliver synlig i Copilot-panelet med agentens eget bruger-ID, præcis som hvis en person med det samme bruger-ID havde været logget på og selv udført arbejdet manuelt.

Agenten opererer altid inden for rammer som administratoren har opsat. Den har en foruddefineret profil og adgang, som er specifikt konfigureret til formålet. Den kan ikke udføre opgaver uden for det område den er designet til og den bogfører altså ikke på eget initiativ. Heldigvis. Den opretter heller ikke kunder eller varer egenhændigt. Og det er vigtigt at understrege at agenten stopper og beder om menneskelig assistance når den støder på situationer, hvor den ikke selv kan tage ansvar for beslutningen.

Det betyder i virkeligheden at en AI-Agent i Business Central ikke er autonom som i ordets normale forstand. Den er autonom inden for et skarpt afgrænset arbejdsflow, og er afhængig af menneskelige godkendelser på centrale punkter i processen. Dette faktum er helt grundlæggende for, hvordan agenten er designet til at fungere.

Agenter som er tilgængelige i BC lige nu

Sales Order Agent

Sales Order Agent blev introduceret med Business Central 26 i april 2025 og er blevet yderligere forbedret i BC 27 (Wave 2 2025). Den løser et konkret problem som er velkendt for rigtigt mange virksomheder: Salgsafdelingen bruger alt for lang tid på at omdanne kundemails til salgsordrer.

Arbejdsprocessen ser sådan ud:

• Agenten overvåger en dedikeret delt postkasse (eksempelvis via Exchange / Office 365). Agenten er sat op til at køre som en planlagt opgave med en intern “email-dispatcher” som håndterer detaljerne og sekvensen.
• Når en mail ankommer, identificerer agenten hvilken kunde, e-mailen stammer fra og matcher mail og kundedata mod eksisterende debitorposter i Business Central.
• Agenten kan, eksempelvis, læse hvilke varer mailen indeholder, og kan oprette et salgstilbud med linjer, priser og aktuel tilgængelighed hentet fra lageret/disponeringen i BC.
• Tilbuddet sendes til kunden til godkendelse.
• Når kunden accepterer tilbuddet, konverterer agenten tilbuddet til en salgsordre og bekræfter via mail.

I Business Central 27 Wave 2 er agenten blevet udvidet med en række praktiske og vigtige forbedringer. Den kan nu håndtere PDF- og billedvedhæftninger i e-mails. Den kan genkende kunder med flere leveringsadresser og vælger den rigtige leveringsadresse baseret e-mailens indhold. Agenten er blevet bedre til at besvare spørgsmål om rådighedsstatus ved at bruge Business Centrals egne planlægningsværktøjer (capable-to-promise). Og for velkendte og pålidelige kunder kan agenten nu også begynde at behandle e-mails uden at kræve en manuel godkendelse for hver enkelt e-mail.

Hvad agenten ikke kan gøre: Agenten opretter ikke nye varer, kunder eller kontakter. Den arbejder kun med salgslinjer af typen Vare. Den kan også maksimalt håndtere 15 varelinjer per dokument. Den kan ikke bogføre ordren automatisk . Den kan ikke arbejde med salgsordrer, der allerede er blevet oprettet manuelt, og når et tilbud først er bekræftet, kan agenten ikke ændre ordren efterfølgende. Der er altså opsat nogle “handrails” .

Forudsætninger for at agenten virker:

• Du skal bruge Business Central Cloud (BC 26 eller nyere). On-premises-installationer er ikke understøttet.
• Du skal have en dedikeret delt postkasse på Microsoft 365 Exchange. Andre e-mailkonfigurationer fungerer ikke (endnu).
• Varebeskrivelser, varenumre og kundespecifikke priser skal være fuldstændige og konsistente i Business Central. Agenten matcher på det konkrete indhold. Forekommer der mangler, fejler agenten stilfærdigt og anmoder om hjælp.
• Premium-licens anbefales, men er ikke obligatorisk.

Payables Agent

Payables Agent blev introduceret i Business Central 26.3 i juli 2025 som “production-ready preview”. Den adresserer kreditorbogholderiets klassiske knudepunkt: manuel behandling af indkomne leverandørfakturaer.

Sådan fungerer processen:

• Agenten overvåger en dedikeret Accounts Payable-postkasse (Faktura@… Eller lign.) og søger efter indkomne mails med PDF-vedhæftninger.
• Agenten bruger “Azure Document Intelligence” (optisk tegngenkendelse) til at udtrække fakturainformationer som eksempelvis: leverandør, dato, beløb, linjedetaljer, momsnummer, PO-reference.
• Agenten matcher leverandøren mod eksisterende kreditorposter i systemet, ved hjælp af CVR-nummer, GLN-nummer og AI-baseret navn- og adressesøgning i historikken.
• For hver fakturalinje foreslår vores agent-ven en finanskontokode, baseret på kontoplanen og tidligere posteringer fra samme, eller lignende, leverandører.
• Agenten opretter et udkast til en indkøbsfaktura som er klargjort til godkendelse og efterfølgende bogføring.

Agenten anmoder om menneskelig indgriben når den møder ukendte leverandører, når matches er usikre, eller når linjebeløbene ikke kan tolkes 100% entydigt. Når agenten selv skal oprette nye leverandørposter, markeres disse automatisk så de ikke kan bogføres før en godkendt bruger har frigivet dem.

En vigtig præcisering omkring scopet: Payables-Agenten er i sin nuværende udgave primært lavet til overhead-fakturaer uden en tilknyttet indkøbsordre. Det dækker typisk husleje, software-abonnementer, telefoni, forsikringer og den slags. Trevejsmatch mod indkøbsordrer og varemodtagelser er planlagt til senere versioner men er ikke fuldt implementeret endnu – så her har du stadigvæk brug for f.eks. Continia Document Capture. Og så er det værd at bemærke, at agenten kun håndterer PDF-vedhæftninger. Mails uden vedhæftninger behandles som opgaver der kræver manuel bearbejdelse.

Hvad koster det? Når Payables Agent benytter AI til fakturabehandling, forbruges Copilot Credits. I preview-perioden er dette omkostningsfrit men ændres efterfølgende. Baseret på det vi kan se fra Microsoft lige nu, ser det ud til at behandling af 100 enkeltlinjede fakturaer ligger på omkring 65 USD. Det er selvfølgelig væsentligt at være klar over når man planlægger skalering.

De Copilot-funktioner som assisterer brugeren

Ud over de to autonome agenter, findes der et antal Copilot-funktioner i Business Central som understøtter brugeren, i stedet for at handle selvstændigt. Det er vigtige funktioner at kende til, og de er også forholdsvist enkle at sætte i gang:

Analyse-assist: Du beskriver i et naturligt sprog hvad du ønsker at analysere. Copilot bygger en “analysetab” i Business Central. Du kan f.eks. spørge: “Vis mig kreditorer fordelt på lokation sorteret efter indkøbsbeløb” og som bruger får du leveret en færdig analysevisning. Fra BC27 og frem kan Copilot også trække felter fra relaterede tabeller ind i analysen. Forudsætningen er en præcis dimensionsstruktur. Copilot kan stadigvæk ikke rette op på dårligt opsatte dimensioner.

E-faktura matching med Copilot: Når automatisk matching af e-fakturaer mod indkøbsordrelinjer ikke kan fuldføres, vil Copilot foreslå matchmuligheder baseret på den historik, der er tilgængelig. Copilot udfører ikke handlingen selv, men viser et forslag som brugeren tager stilling til.

Bankafstemning med Copilot: Bankafstemmingsprocessen har altid haft en udfordring med transaktioner der ikke kan matches automatisk. Copilot analyserer disse poster og foreslår flere mulige matches baseret på datoer, beløb og beskrivelser.

Autofyld med Copilot: Fra BC27 kan Copilot foreslå adresse, kontaktinfo mv. for nye debitorer, kreditorer og varer ved at søge på nettet via Bing. Dette kræver at din administrator eksplicit slår Bing-søgning til under Copilot & agent capabilities. Det gør det f.eks. ret simpelt at oprette en kunde, hvis du blot kender CVR-nummer.

Opsummering med Copilot: Copilot kan opsummere debitorhistorik, salgsordrer og andre dokumenter direkte i grænsefladen. Fra BC27 indeholder opsummeringerne også seneste ændringer og aktiviteter fra agenter.

Chat med Copilot: Copilot-panelet kan nu også bruges til at stille spørgsmål om Business Central-data i almindeligt talesprog. Fra BC27 har “Tell Me-søgningen” fået det man så fint kalder “semantisk søgning”, så du vil finde relevante sider, selv når du ikke kender de præcise terminologier i BC.

Fem vigtige ting for alle Copilot-funktioner

Før du aktiverer nogle af ovenstående punkter, er der fem principper som du skal holde for øje – på tværs af alle AI-funktioner i Business Central:

1. Cloud only. Desværre uden undtagelser. Copilot er udelukkende for Business Central online og ikke tilgængeligt for on-premises eller private cloud. Hvis du bruger NAV, Business Central on-premises eller en kedelig ISV Embedded-løsning, er Copilot og agents ikke en mulighed.

2. Den kedelige: GDPR og dataflyt. Copilot i Business Central sender dine data til “Microsofts Azure OpenAI-infrastruktur” til videre behandling. Hvis du er dækket af “EU Data Boundary”, kan du konfigurere din BC til at data forbliver inden for valgt geografi. Administratorer kan blokere dataflyt på tværs af områder, men det slår Copilot fra, for alle brugere i hele “tenant’en”. OBS: Microsoft skriver, at de ikke læser dine prompts og ikke bruger dine data til at træne modeller. Dette sker kun med din eksplicitte tilladelse. Du bør altså tage bevidst stilling og dokumentere din beslutning sammen med din dataansvarlige (DPO eller lign.).

3. Datakvalitet er forudsætningen og ikke en detalje. Copilot – og alle andre AI-agenter – arbejder med konkret data. Ufuldstændige varebeskrivelser, dårlige eller inkonsistente leverandørnavne, tomme dimensionsfelter. Altså generelt mangelfuld stamdata, giver dårlige forslag og mærkelige fejl. Problemet ligger (selvfølgeligt) i grundlaget som AI’en skal arbejde ud fra. Man bør altså tilstræbe at implementere AI som det øverste lag (oven på godt strukturet data) og ikke som et forsøg på at reparere basale problemer med datakvalitet.

4. Sproget er en begrænsning. Payables Agent er i dag valideret og officielt understøttet på engelsk. Sales Order Agent fungerer på det sprog din Business Central-workspace er konfigureret til – men når der blandes forskellige sprog i mailene (dansk, engelsk, tysk) daler kvaliteten ret kraftigt. Dette er selvsagt vigtigt hvis du driver en dansk virksomhed med leverandører og kunder der skriver på dansk, engelsk og tysk.

5. Agenter forbruger Copilot Credits. I preview-perioden er det omkostningsfrit og efterfølgende koster det penge. Sæt dig grundigt ind i forbrugsmodellen før end du opskalerer.

Hvornår giver det mening at aktivere agenter?

Sales Order Agent er et godt fit hvis:

• Du har Business Central Cloud med komplet og konsistent vare-, debitor- og kreditorstamdata.
• Du modtager forholdsvist mange ordreforespørgsler pr. e-mail. Agenten giver ikke mening at sætte op, hvis det blot er nogle få e-mails om ugen.
• Dine kunder formulerer sig i forholdsvist strukturerede e-mails med klare varereferencer.
• Du er forberedt på at bruge tid de første uger på at tune konfigurationen og validere de forslag, agenten kommer med.

Payables Agent er et godt fit hvis:

• Du behandler et ret betydeligt antal af PDF-fakturaer manuelt eller så godt som manuelt.
• Dine leverandørposter er (forholdsvist) strukturerede og konsistente. Småfejl må gerne forekomme, men den grundlæggende struktur skal være på plads.
• Du kan etablere en dedikeret postkasse til dine fakturaer – og du kan kommunikere til leverandørerne at de skal sende maskinlæsbare PDF’er.
• Du accepterer at første måned realistisk vil give omkring 50-70 procent nøjagtighed på første forsøg og langt fra 100 procent.

Du bør vente hvis:

• Din Business Central-konfiguration ikke er fuldt på plads. Det kan være kunder, leverandører, dimensioner eller lign. Der skal opryddes inden agenten slippes løs. Husk at AI er et lag oven på data- og systemopsætningen. En svag opsætning bliver ikke bedre med AI, den bliver blot mere synlig.
• Du er midt i en stor implementering, hyper-care eller migration. Du bør først stabilisere platformen. “Fix the basics first”.
• Du forventer at agenten selv skal reparere dårlige stamdata. Det kan den ikke.

Det der virkelig betyder noget

Den vigtigste erkendelse fra praksisscenarier med AI i Business Central er ikke teknisk. Det er at virksomheder, som får mest værdi ud af Copilot og agents, er dem som allerede havde investeret i at rydde op i deres stamdata, tænkt deres dimensionsstruktur grundigt igennem og som allerede har etableret rimeligt konsistente arbejdsgange i Business Central. Det handler til en vis grad om modenhed. Man skal kunne kravle før man kan gå.

AI virker som en forstærker. Hvis grundlaget er stærkt, virker agenten ret godt. Hvis grundlaget er svagt, gør agenten problemerne skarpere og mere synlige – fordi den fejler konsistent og på måder du ikke rigtigt kan overse. En person kan rette mange ting ved at bruge hovedet. Det kan agenten ikke.

Hvad det betyder for din organisation

Om du skal aktivere Copilot eller agents, starter ikke med teknologien. Det starter med et blik på hvor din Business Central-løsning står lige nu. Du skal have styr på varestamdata, på leverandørposter, på dimensioner mv. Du skal med andre ord vide, at når agenten bliver sat i arbejde, så arbejder den bedst med data af høj kvalitet.

Hvis ovenstående billede er klart for dig, så kan du også være realistisk omkring hvad agenten kan gøre. Men for langt de fleste så handler det mere om at være nysgerrig på hvad agenten kan – og her skal du blot række ud for en dybere dialog.

Hvis du allerede nu kan præcisere, hvilke opgaver der skal automatiseres og hvilke der skal have menneskelig godkendelse, er du kommet langt. Men dette får langt de fleste virksomheder også hjælp til.

Med andre ord: Se denne artikel som inspiration til dig og dine kollegaer. Nu ved du – cirka – hvor langt Business Central er kommet med agenter og du ved, at du bør rydde op i dine data. Når du er nogle skridt længere, så ræk ud til din BC-partner og hør om mulighederne for automatisering. AI automatisering er et tog som kører hurtigt og som hele tiden bliver videreudviklet.